La disciplina camina con el viento

Del tema “tiempo”, vengo escuchando hace “tiempo”, podría decir quien es obsesivo por el tiempo, pero que tan cierto es, será que se requiere ser adicto al tema para poder entender e interpretar la verdadera dimensión que hay alrededor del factor que más “Costos Invisibles” le genera a las organizaciones tanto públicas como privadas, no se libra ni siquiera la famiempresa de este mal generacional, el voz a voz a través del tiempo ha dejado su huella, bien decían nuestros abuelos, “EL TIEMPO ES ORO”, frase que se nos repetía continuamente en la adolescencia y que ignorábamos, nuestra sordera era más que evidente pues realmente malgastábamos el “oro” del que disponíamos.

La dimensión de lo posible no es otra que esa realidad, cuando recién termine mis estudios de Administración de Empresas, y a la vez ejercía mi labor como ejecutivo de mercadeo de una prestigiosa clínica privada de la ciudad, empecé a entender el verdadero sentido de aquella voz del pasado que hasta este presente, ya no son solo nuestros oídos los que la escuchan, también nuestros ojos ven como este “oro” se escurre entre los dedos de las manos por no ponerla en práctica; en aquella organización cada inicio de semana nos reuníamos en el denominado “Comité de Gerencia”, para informar a las partes sobre las necesidades y requerimientos, poder tomar decisiones y establecer cursos de acción para mejorar en los procesos de servicio y atención, desafortunadamente todo quedaba en lo mismo, no se podían tomar decisiones bien sea por que no se contaba con la información pertinente, o porque el funcionario encargado no pudo asistir al comité debido a que tenía algo “URGENTE” que atender y no “IMPORTANTE” que solucionar y nuevamente este proceso se repetía semana a semana.  Es este el ciclo de vida de las empresas que inician su determinante carrera a la conquista del mercado, y es por eso que su existencia y permanencia es de apenas 2 años, 

A la pregunta Y usted por que tuvo que cerrar su empresa o negocio?   esta podría tener muchas respuestas obvias, tuve que cerrar por que no conté con buena publicidad, otro respondería mi cierre se debió a que me quede sin liquidez, otro más entendido diría, la política económica de la región es un desastre y afecto tanto mi negocio que me vi en la penosa realidad de cerrar, pueden ser muchas más las justificaciones, sin embargo es ahí precisamente en donde estas empresas actúan, en los “costos visibles”, en lo de siempre, ahorrar energía, disminuir planta de personal, conseguir proveedores con calidad tipo “b” o “c”, recortar horarios de atención, cerrar puntos de venta, entre otros…, pero nunca se dan cuenta que lo más oneroso, lo más determinante en la supervivencia y sostenibilidad de la empresa es el “Factor Tiempo”, lo que nadie ve, nadie mide y es esto lo que hace que las empresas se vean obligadas a cerrar a los 2 años de su creación.     

Es un ciclo de vida corto que con mucho esfuerzo sus propietarios, socios, o accionistas enfrentan, y digo enfrentan por el simple hecho de que el esfuerzo se concentra en solo crecer, aumentar los ingresos, seguir creciendo y ser cada vez más y más competitivo, corriendo el riesgo de perder la batalla en ese intento, estas empresas concentran su interés en cuidar y proteger su capital y su patrimonio, porque de ahí se deriva su sustento, y se van olvidando de algunos costos intangibles o invisibles que para nada son considerados en las actividades presupuestales. Si señor “costos invisibles”, así como se lo escribo, no los vemos, no los percibimos sino hasta que ya es demasiado tarde, los niveles de respuesta a las necesidades que se van presentando en el desarrollo de la actividades es lento, una decisión se puede estar demorando días, meses y por qué no decirlo hasta años.

La toma de decisiones es clave en la sostenibilidad de una empresa en el tiempo, Peter Sengue en su libro La Quinta Disciplina, bien lo ilustra, “Para empresas inteligentes se requieren personas igualmente inteligentes”, año 1990; y también nos lo ilustra Eliyahu M. Goldratt, en su libro La Meta, “la velocidad de la empresa no la determina el más rápido de la organización, la determina el más lento de la misma”, año 1992.  Han pasado 24 años y esa lección no la han podido aprender las empresas, sencillamente porque los académicos continúan transmitiendo, a través de sus enseñanzas, que lo que hay que atacar en momentos de crisis son los costos fijos o variables, pero nunca se preocuparon por tocar temas como “el tiempo” y su influencia en los “costos invisibles”.

En el periódico “El Tiempo” el día 19 de septiembre de 2014, apareció una nota de la periodista Martha Morales Manchego, en la sección economía y negocios, de titulo “En Colombia se necesitan 4,5 trabajadores para hacer la misma actividad de un empleado en EE.UU”, en dicho articulo encontré frases muy apropiadas para generar una reflexión frente a lo que son los costos invisibles.

• Los colombianos trabajan mucho, pero les rinde poco.

• La baja productividad del país obedece a varios factores que van, desde lo individual hasta lo gubernamental.

• la baja productividad es el lado flaco que tiene el país y una de las talanqueras para lograr el desarrollo.

• La realidad diaria que viven muchos colombianos, que se gastan cinco horas para ir y volver a su lugar de trabajo también reduce sus resultados.

• La impuntualidad que rotula las citas y reuniones en Colombia es otro factor que amerita atención. Igualmente la falta de foco.

• “No es que la gente no trabaje, sino que cuando tiene la formación adecuada esa persona le rinde más su trabajo, tiene el método para hacer las cosas de manera eficiente”.

• Nos dan cualquier educación y la aceptamos. Entre más educado sea un país es más consciente de que le falta más”.

Estas siete frases nos muestran el grado de ceguera con la que contamos nosotros los colombianos, y en todas el factor tiempo actúa como denominador común, incidiendo de manera directa en la falta de productividad. 

El tiempo debe ser responsabilidad, compromiso, seriedad, diligencia, gestión etc…el tiempo bien administrado es el “oro”, que traerá riqueza a una nación que como la nuestra la necesita para mejorar su competitividad a escala global. 

Somos nosotros los educadores los que debemos dar ese ejemplo, llevo 17 años en la docencia y he tenido la oportunidad de compartir varios espacios institucionales en donde poco se fomenta "el tiempo" como valor corporativo., no hay reunión, evento, comité o actividad, que en Colombia empiece "on time", siempre hay una justificación y lo peor de todo es que en nuestro país siempre se  premia a los incumplidos. 

Lo que realmente lleva a la desaparición de las empresas en la actualidad es que la cultura corporativa actual no es consiente de este "costo Invisible", las empresas siempre pagan su nomina a tiempo, pero no advierten que el ritmo de la productividad de la misma esta sujeta a la ley de los mas lentos de la organización, luego siempre el balance va a ser desfavorable y los ingresos de la compañía no van ha poder compensar sus costos de operación.

Hagamos un simple ejercicio matemático para que seamos mas gráficos en el asunto:  El costo de la nómina de los miembros de un comité de gerencia; (un gerente general, un director de ventas, un director de mercadeo, un director financiero, un director de compras, un director de producción, un director de talento humano, y un director administrativo)  puede estar estimado mensualmente en $52.000.000 millones de pesos, si llevamos el costo de la nomina al valor día, le representaría a la compañía $1.733.333, 33 el día, lo que equivaldría a un valor de $216,000, la hora, para un costo de minuto de $3.611 pesos, con estas simples operaciones ya sabemos el costo minuto que tendría que pagar la empresa para pagar la nomina de solo los miembros del comité de gerencia.  Ahora bien se cita a una reunión de comité de gerencia para tomar una decisión acerca de la implementación de la nueva estrategia de mercadeo que le permitirá a la compañía crecer sus ingresos en un 25%, pero resulta que el Director Financiero se excusa de asistir debido a que en su agenda no se tenía programada dicha reunión y se encuentra por fuera de la empresa, luego el comité se pospone para la próxima semana, ya en esa nueva semana se reúnen todos los miembros del comité a deliberar los pro y los contra de la implementación de la nueva estrategia y se acuerda de que hay que revisar algunos de los procesos para poder dar cumplimiento con la logística necesaria para atender lo que se espera de incremento en el mercado y dicha revisión demoraría a lo sumo 15 días mas.  Si nos detenemos aquí, en esta parte de la historia y hacemos cuentas van en la gestión  30 días lo que nos da un costo en improductividad del orden $52.000.000 millones de pesos, mas los $52.000.000 millones reales de nómina mes que hay que depositar en las cuentas de cada uno de los miembros del comité, lo que le daría a la empresa un costo de operación de $104.000.000 millones de pesos mensuales, que no podrán ser compensados hasta tanto la nueva estrategia de mercadeo entre en operación. si por ejemplo la implementación y debida operación de la estrategia se demorar unos 30 días mas para ser aprobada, estaríamos hablando ya de $208 millones de pesos de costo operacional de solo la nómina directiva no recuperable pues ya este monto de dinero se convertiría en un gasto. 

La frase "Las empresas grandes no absorben a las pequeñas, son las rápidas las que absorben a las lentas", es una afirmación de la que debemos apropiarnos para ayudar a hacer de nuestro país un país cada día mas y mas competitivo globalmente. 

Por: Samuel Enrique Cardona, Noviembre de 2014